Zgłoś udział
MenuZamknij

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH SIĘ I UCZESTNICZĄCYCH W KONFERENCJI

„LIDERZY PLACÓWEK MEDYCZNYCH”

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w związku ze zgłoszeniem i udziałem w konferencji „Liderzy Placówek Medycznych”, organizowanej 18 listopada 2026 r. w Warszawie.

1.Współadministratorzy danych osobowych

Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są:

  • a) EGABINET sp. z o.o., ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, KRS: 0000850449, NIP: 7162829873, REGON: 386528963
  • b) MEDBY sp. z o.o., Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin, KRS: 0001037527, NIP: 9462728634, REGON: 525369196
  • c) MEDICINE UP sp. z o.o., Platynowa 10 / 11, 00-808 Warszawa, KRS: 0001147413, NIP: 5273145473, REGON: 540584017
  • d) FUNDUSZE WSPARCIA sp. z o.o., Bydgoska 6, 30-056 Kraków, KRS: 0000922545, NIP: 6772468611, REGON: 389969633

zwani dalej łącznie „Współadministratorami”.

Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych w zakresie przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń oraz organizacji i obsługi Konferencji.

2.Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Pani/Panu praw można kontaktować się ze wspólnym punktem kontaktowym:

e-mail: konferencja@liderzyplacowek.pl

Niezależnie od ustanowienia wspólnego punktu kontaktowego może Pani/Pan zwrócić się bezpośrednio do każdego ze Współadministratorów.

Kontakt do poszczególnych współadministratorów:

3.Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

a)Przyjęcie zgłoszenia i organizacja udziału w Konferencji

W celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia, weryfikacji spełnienia warunków udziału, przesłania informacji o zakwalifikowaniu, imiennego zaproszenia i komunikatów organizacyjnych, obsługi udziału, potwierdzenia obecności oraz wydania certyfikatu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy dotyczącej bezpłatnego udziału oraz wykonanie tej umowy na zasadach określonych w regulaminie Konferencji.

b)Obsługa korespondencji i spraw organizacyjnych

W celu udzielania odpowiedzi na pytania, rozpatrywania uwag i reklamacji oraz prowadzenia korespondencji związanej z Konferencją, w zakresie niewynikającym bezpośrednio z realizacji umowy lub obowiązku prawnego.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji i prawidłowej obsługi wydarzenia.

c)Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

W celu zabezpieczenia dokumentacji niezbędnej do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi ze zgłoszeniem lub udziałem w Konferencji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na ochronie ich praw.

d)Dokumentowanie przebiegu Konferencji i informowanie o wydarzeniu

Jeżeli podczas Konferencji będzie wykonywana dokumentacja fotograficzna lub filmowa, dane w postaci wizerunku mogą być przetwarzane w celu dokumentowania wydarzenia i publikowania relacji na stronie Konferencji oraz stronach i profilach społecznościowych Współadministratorów.

W przypadku ujęć ogólnych, na których osoba stanowi jedynie szczegół całości, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na dokumentowaniu wydarzenia i informowaniu o działalności Współadministratorów, z poszanowaniem praw uczestników oraz przepisów dotyczących rozpowszechniania wizerunku.

W przypadku indywidualnych ujęć, wywiadów lub innych materiałów przygotowywanych na podstawie dobrowolnej zgody podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie wskazanym w odrębnym oświadczeniu. Jeżeli jest to wymagane, uzyskiwane jest również odrębne zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku.

e)Marketing - wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody

Jeżeli wyrazi Pani/Pan odrębną zgodę, dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji o wydarzeniach, szkoleniach, produktach lub usługach podmiotów wskazanych w treści tej zgody.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Kontakt przy użyciu określonego kanału komunikacji następuje z uwzględnieniem wymaganych prawem zgód.

Zgłoszenie na Konferencję, akceptacja regulaminu ani zapoznanie się z niniejszą klauzulą nie stanowią zgody marketingowej. Udział w Konferencji nie jest uzależniony od jej udzielenia.

4.Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy dane podane w formularzu zgłoszeniowym oraz przekazane w związku z organizacją i udziałem w Konferencji, w szczególności:

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail i numer telefonu;
  • nazwę i miejscowość placówki;
  • stanowisko lub rolę pełnioną w placówce;
  • informacje o typie placówki i liczbie gabinetów;
  • wskazane zainteresowania tematyczne oraz pytania do panelistów;
  • informacje o kwalifikacji, korespondencji, obecności i wydaniu certyfikatu;
  • informacje o udzielonych zgodach i ich wycofaniu;
  • wizerunek, a w przypadku dobrowolnego udziału w nagrywanym wywiadzie również głos i treść wypowiedzi.

Prosimy nie zamieszczać w formularzu ani pytaniach do panelistów danych pacjentów, informacji objętych tajemnicą zawodową ani innych poufnych informacji.

5.Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym organizację Konferencji, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań, w szczególności:

  • dostawcom hostingu, formularza zgłoszeniowego, poczty elektronicznej oraz usług informatycznych;
  • podmiotom świadczącym usługi fotograficzne, filmowe, graficzne lub poligraficzne;
  • podmiotom zapewniającym obsługę miejsca wydarzenia i catering, jeżeli przekazanie określonych danych jest konieczne;
  • podmiotom świadczącym pomoc prawną;
  • organom i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Współadministratorów działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z ich poleceniami.

W przypadku opublikowania relacji z Konferencji odbiorcami zawartych w niej danych będą również użytkownicy stron internetowych lub serwisów społecznościowych, w których zamieszczono materiały, oraz operatorzy tych serwisów.

Dane kontaktowe uczestników nie będą przekazywane sponsorom lub partnerom do ich własnych działań marketingowych wyłącznie na podstawie zgłoszenia na Konferencję.

6.Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane:

  1. W związku ze zgłoszeniem i udziałem: przez czas weryfikacji zgłoszeń, przygotowania i przeprowadzenia Konferencji oraz zakończenia jej obsługi, w tym wysyłki certyfikatów, nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zakończenia wydarzenia.

  2. W przypadku osób niezakwalifikowanych lub rezygnujących: do zakończenia procesu kwalifikacji i obsługi związanej ze zgłoszeniem korespondencji, nie dłużej niż przez 3 miesiące od zakończenia wydarzenia.

  3. Na potrzeby roszczeń: w niezbędnym zakresie przez okres ich przedawnienia, a w przypadku wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia i zakończenia niezbędnych rozliczeń.

  4. W celach marketingowych opartych na zgodzie: do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia danego celu przetwarzania.

  5. W odniesieniu do dokumentacji fotograficznej i filmowej: przez 10 lat, z uwzględnieniem celu publikacji, zasadności dalszego przechowywania oraz skutecznie zgłoszonego sprzeciwu lub wycofania zgody, stosownie do podstawy przetwarzania.

Po wycofaniu zgody ograniczony zakres informacji potwierdzających jej udzielenie i wycofanie może być przechowywany w celu wykazania zgodności działań z prawem oraz obrony przed roszczeniami, przez okres niezbędny do realizacji tych celów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7.Przysługujące prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

  • dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Ma Pani/Pan również prawo wnieść w dowolnym momencie sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego przetwarzania można wnieść w dowolnym momencie, bez konieczności uzasadniania.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. Żądanie można skierować do wspólnego punktu kontaktowego lub do dowolnego ze Współadministratorów.

8.Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl/.

9.Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone w formularzu jako obowiązkowe są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia, kontaktu organizacyjnego i zapewnienia udziału na zasadach określonych w regulaminie. Ich niepodanie uniemożliwi przyjęcie lub prawidłową obsługę zgłoszenia.

Podanie danych w polach opcjonalnych, wyrażenie zgody marketingowej oraz zgody na indywidualne wykorzystanie wizerunku są dobrowolne i nie wpływają na możliwość udziału w Konferencji.

10.Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Współadministratorów z serwisów Facebook i Instagram, obsługiwanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym przez Meta Platforms Ireland Limited, serwisu LinkedIn, obsługiwanego przez LinkedIn Ireland Unlimited Company, oraz narzędzia Google Analytics, dostarczanego przez Google Ireland Limited, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

W przypadku serwisów społecznościowych dotyczy to danych związanych z publikowaniem relacji z Konferencji, w tym wizerunku uczestników, oraz aktywnością użytkowników na profilach Organizatorów. W przypadku Google Analytics dotyczy to danych o korzystaniu ze strony internetowej Konferencji, w zakresie wynikającym z konfiguracji narzędzia i udzielonych zgód na stosowanie technologii analitycznych. Samo zgłoszenie udziału w Konferencji nie oznacza przekazania danych z formularza wszystkim wymienionym dostawcom.

Transfery odbywają się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednio do odbiorcy i rodzaju transferu, w szczególności:

  • a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych, w tym decyzji dotyczącej programu EU–US Data Privacy Framework — jeżeli odbiorca w Stanach Zjednoczonych posiada aktualną certyfikację obejmującą dany transfer;
  • b) standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

Informacje o stosowanych mechanizmach transferu i sposobie uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się ze Współadministratorami pod adresem konferencja@liderzyplacowek.pl. Dodatkowe informacje są dostępne w dokumentacji dostawców:

11.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Decyzje o zakwalifikowaniu na Konferencję podejmowane są przez zespół Organizatorów. Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały.

12.Zasadnicza treść uzgodnień dotyczących współadministrowania

Współadministratorzy określili zakres swojej odpowiedzialności za przetwarzanie danych związanych z Konferencją w uzgodnieniu zawartym na podstawie art. 26 RODO.

W ramach uzgodnienia:

  1. Wspólnie ustalają cele i zasadnicze sposoby przetwarzania danych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń i organizacją Konferencji.

  2. Za udostępnienie klauzuli informacyjnej, obsługę formularza oraz koordynację odpowiedzi na żądania dotyczące danych odpowiada Medicine up sp. z o.o.

  3. Każdy ze Współadministratorów odpowiada za bezpieczeństwo danych w wykorzystywanych przez siebie systemach, nadawanie odpowiednich upoważnień oraz zgodne z prawem korzystanie z usług podmiotów przetwarzających w swoim zakresie.

  4. Współadministratorzy współpracują przy realizacji praw osób, obsłudze naruszeń ochrony danych i wykonywaniu obowiązków wobec organu nadzorczego.

  5. Wspólnym punktem kontaktowym jest: konferencja@liderzyplacowek.pl.

  6. Niezależnie od powyższego podziału może Pani/Pan wykonywać prawa wynikające z RODO wobec każdego ze Współadministratorów.

Współadministrowanie w zakresie organizacji Konferencji nie oznacza automatycznego uprawnienia każdej z firm do wykorzystywania danych uczestników do własnego marketingu. Zasady takich działań wynikają z odrębnych informacji oraz zgód, jeżeli są wymagane.