REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI „LIDERZY PLACÓWEK MEDYCZNYCH”

I edycja18 listopada 2026 r., Warszawa

§ 1.Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady zgłaszania i kwalifikowania uczestników oraz udziału w I edycji konferencji „Liderzy Placówek Medycznych”, zwanej dalej „Konferencją”.
Konferencja odbędzie się 18 listopada 2026 r. w Airport Hotel Okęcie przy ul. Komitetu Obrony Robotników 24 w Warszawie (02-148).
Wydarzenie jest planowane w godzinach 9:00-16:00. Rejestracja uczestników rozpocznie się o godz. 8:30. Szczegółowy harmonogram konferencji jest dostępny na stronie https://liderzyplacowek.pl/.
Konferencję współorganizują podmioty działające pod markami eGabinet, medby, medicine up oraz Fundusze Wsparcia, zwane dalej łącznie „Organizatorami”:
- a) EGABINET sp. z o.o., ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, KRS: 0000850449, NIP: 7162829873, REGON: 386528963
- b) MEDBY sp. z o.o., Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin, KRS: 0001037527, NIP: 9462728634, REGON: 525369196
- c) MEDICINE UP sp. z o.o., Platynowa 10 / 11, 00-808 Warszawa, KRS: 0001147413, NIP: 5273145473, REGON: 540584017
- d) FUNDUSZE WSPARCIA sp. z o.o., Bydgoska 6, 30-056 Kraków, KRS: 0000922545, NIP: 6772468611, REGON: 389969633
Podmiotem koordynującym obsługę zgłoszeń, kontakt z uczestnikami oraz rozpatrywanie reklamacji jest MEDICINE UP sp. z o.o., Platynowa 10 / 11, 00-808 Warszawa.
Kontakt w sprawach Konferencji jest możliwy pod adresem e-mail: konferencja@liderzyplacowek.pl.
Konferencja ma charakter edukacyjny i networkingowy. Jej tematyka obejmuje w szczególności finanse, rozwój, cyberbezpieczeństwo, zarządzanie kryzysowe oraz zarządzanie zespołem w placówkach medycznych.
Regulamin dotyczy wyłącznie I edycji Konferencji. Warunki kolejnych edycji, w tym ewentualne opłaty, będą określane odrębnie.

§ 2.Uczestnicy i warunki udziału

Konferencja jest skierowana do właścicieli i współwłaścicieli niepublicznych placówek medycznych, członków zarządów, dyrektorów oraz menedżerów tych placówek, w tym placówek łączących świadczenia finansowane przez NFZ z usługami komercyjnymi.
Udział w Konferencji jest bezpłatny dla osób zakwalifikowanych przez Organizatorów.
Liczba miejsc wynosi 100. Z jednej placówki mogą zostać zakwalifikowane maksymalnie 2 osoby.
Przesłanie formularza zgłoszeniowego nie stanowi potwierdzenia przyjęcia na Konferencję ani gwarancji miejsca.
Warunkiem udziału jest:
- a) przesłanie prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego;
- b) zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptacja;
- c) zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych;
- d) otrzymanie od Organizatorów potwierdzenia zakwalifikowania i imiennego zaproszenia.
Udział w Konferencji nie jest uzależniony od wyrażenia zgody na marketing, publikację indywidualnego wizerunku ani zakup produktów lub usług Organizatorów i partnerów.
Uczestnik pokrywa we własnym zakresie koszty dojazdu, noclegu, parkingu oraz innych świadczeń, których Organizatorzy wyraźnie nie wskazali jako objętych bezpłatnym udziałem.

§ 3.Zgłoszenia i kwalifikacja

Zgłoszenia przyjmowane są za pośrednictwem formularza na stronie https://liderzyplacowek.pl/.
Osoba zgłaszająca się podaje prawdziwe i aktualne dane, w szczególności dane kontaktowe oraz informacje o placówce i pełnionej w niej funkcji.
Do korzystania z formularza potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail. Zabronione jest przekazywanie za pośrednictwem formularza treści bezprawnych.
Weryfikacja zgłoszeń uwzględnia zgodność profilu osoby zgłaszającej się z grupą odbiorców Konferencji, limit miejsc oraz zasadę udziału jednej osoby z placówki. Organizatorzy mogą zwrócić się o wyjaśnienie informacji niezbędnych do oceny zgłoszenia.
Organizatorzy mogą nie zakwalifikować zgłoszenia w szczególności w przypadku wyczerpania miejsc, niespełnienia warunków udziału, zgłoszenia kolejnej osoby z tej samej placówki lub podania danych uniemożliwiających weryfikację.
Potwierdzenia zakwalifikowania i imienne zaproszenia zostaną przesłane na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu najpóźniej 14 dni przed Konferencją, tj. do 4 listopada 2026 r.
Organizatorzy mogą prowadzić listę rezerwową. W przypadku zwolnienia miejsca zaproszenie osoby z listy rezerwowej może nastąpić później, po potwierdzeniu przez nią możliwości udziału.
Osoba zgłaszająca się powinna sprawdzać pocztę elektroniczną, w tym folder wiadomości niechcianych. W przypadku braku informacji o wyniku kwalifikacji może skontaktować się z Organizatorami.
Zaproszenie jest imienne. Przekazanie go innej osobie wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorami i potwierdzenia przyjęcia zastępcy.

§ 4.Zakres udziału

Zakwalifikowanemu uczestnikowi przysługuje:
- a) udział w sesjach Konferencji, w tym w warsztacie, zgodnie z programem;
- b) udział w lunchu i networkingu;
- c) certyfikat uczestnictwa.
Certyfikat przysługuje osobie, która faktycznie uczestniczyła w Konferencji. Samo zgłoszenie lub otrzymanie zaproszenia nie stanowi podstawy do jego wydania.
Certyfikat potwierdza udział w wydarzeniu. Nie stanowi potwierdzenia uzyskania uprawnień zawodowych ani punktów edukacyjnych, chyba że Organizatorzy odrębnie poinformują o takiej możliwości.
Materiały konferencyjne, prezentacje lub nagrania będą udostępniane wyłącznie w zakresie wyraźnie wskazanym przez Organizatorów. Udział nie oznacza automatycznego prawa do otrzymania prezentacji prelegentów lub nagrania wydarzenia.

§ 5.Rezygnacja i zmiana uczestnika

Uczestnik może bezpłatnie zrezygnować z udziału w każdym czasie, przesyłając informację na adres konferencja@liderzyplacowek.pl.
Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc Organizatorzy proszą o niezwłoczne zgłaszanie rezygnacji, aby umożliwić udział osobom z listy rezerwowej.
Rezygnacja ani nieobecność nie powodują naliczenia opłaty lub kary.
Uczestnik może zaproponować zastępcę z tej samej placówki. Zastępca powinien spełniać warunki udziału, zaakceptować Regulamin oraz otrzymać potwierdzenie zakwalifikowania.
Rezygnacja z udziału nie wymaga podawania przyczyny.

§ 6.Zasady zachowania i bezpieczeństwa

Uczestnik jest zobowiązany przestrzegać Regulaminu, zasad bezpieczeństwa obowiązujących w obiekcie oraz poleceń porządkowych personelu i Organizatorów.
Uczestnicy powinni odnosić się z szacunkiem do innych osób, respektować ich prywatność i nie zakłócać przebiegu wydarzenia.
Podczas dyskusji, pytań i warsztatów nie należy ujawniać danych pozwalających zidentyfikować pacjentów ani innych informacji objętych tajemnicą zawodową lub poufnością. Przykłady z praktyki należy przedstawiać w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnych osób.
Prowadzenie stoisk, zorganizowanej dystrybucji materiałów reklamowych lub innych działań promocyjnych na terenie Konferencji wymaga uzgodnienia z Organizatorami. Nie ogranicza to zwykłych rozmów networkingowych ani dobrowolnej wymiany kontaktów.
W przypadku naruszania zasad Organizatorzy mogą wezwać uczestnika do zaprzestania naruszeń. W razie poważnego naruszenia, zagrożenia bezpieczeństwa lub kontynuowania zachowania pomimo wezwania mogą odmówić dalszego udziału w wydarzeniu.
Uczestnicy powinni zabezpieczyć swoje rzeczy osobiste. Odpowiedzialność za szkody i utratę rzeczy jest oceniana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 7.Program i zmiany organizacyjne

Aktualny program Konferencji jest publikowany na stronie wydarzenia.
Organizatorzy mogą uzupełniać program oraz dokonywać uzasadnionych zmian dotyczących kolejności wystąpień, godzin poszczególnych sesji, prelegentów i moderatorów, z zachowaniem zasadniczego charakteru edukacyjnego Konferencji.
O istotnych zmianach, w szczególności zmianie daty lub miejsca albo odwołaniu Konferencji, Organizatorzy poinformują zakwalifikowanych uczestników pocztą elektroniczną oraz zamieszczą komunikat na stronie wydarzenia.
W przypadku zmiany terminu uczestnik decyduje, czy chce wziąć udział w nowym terminie. Może zrezygnować bez jakichkolwiek opłat.
Wystąpienia mają charakter ogólnoinformacyjny i edukacyjny. Ocena konkretnej sytuacji prawnej, finansowej lub organizacyjnej placówki może wymagać indywidualnej konsultacji.
Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można wyłączyć lub ograniczyć.

§ 8.Materiały i prawa autorskie

Prezentacje, materiały i wystąpienia mogą podlegać ochronie prawnej, w szczególności na podstawie przepisów o prawie autorskim.
Udostępnione materiały można wykorzystywać na własne potrzeby edukacyjne i wewnętrzne potrzeby placówki, w granicach udzielonej licencji oraz uprawnień wynikających z przepisów.
Publiczne rozpowszechnianie, sprzedaż, publikowanie w Internecie lub inne komercyjne wykorzystywanie materiałów wymaga odpowiedniego uprawnienia.
Rejestrowanie całości wystąpień w formie audio lub wideo oraz ich transmitowanie wymaga uprzedniego uzgodnienia z Organizatorami i uzyskania niezbędnych uprawnień.
Wykonywanie zdjęć nie może zakłócać wydarzenia ani naruszać prywatności, praw do wizerunku lub praw autorskich innych osób.

§ 9.Fotografie i wizerunek

Podczas Konferencji będzie wykonywana dokumentacja fotograficzna i video w celu dokumentowania jej przebiegu oraz przygotowania relacji i materiałów promujących Konferencję. Zdjęcia i video mogą być publikowane na stronie internetowej Konferencji, stronach internetowych Organizatorów oraz na ich oficjalnych profilach w mediach społecznościowych.
Zdjęcia, na których wizerunek uczestnika stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie lub ogólne ujęcie sali konferencyjnej, mogą być rozpowszechniane bez odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych i dóbr osobistych.
W przypadku zdjęć indywidualnych, portretowych, zbliżeń lub innych ujęć, w których uczestnik jest głównym lub wyodrębnionym elementem fotografii, Organizatorzy przed ich publikacją zwrócą się do uczestnika o odrębną zgodę na przetwarzanie i rozpowszechnianie jego wizerunku. Zgoda będzie wskazywała podmioty uprawnione do wykorzystania zdjęć, cel oraz miejsca publikacji, w szczególności strony internetowe i oficjalne profile Organizatorów w mediach społecznościowych.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Odmowa jej udzielenia lub jej późniejsze wycofanie nie wpływają na możliwość udziału w Konferencji. Samo uczestnictwo, akceptacja Regulaminu ani pozowanie do zdjęcia nie zastępują odrębnej zgody na publikację, o której mowa w ust. 3.
Zgodę można wycofać w każdym czasie, kontaktując się pod adresem konferencja@liderzyplacowek.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Po otrzymaniu wycofania Organizatorzy zaprzestaną dalszego wykorzystywania wizerunku na podstawie tej zgody i usuną objęte nią zdjęcia z kontrolowanych przez siebie stron i profili.
Uczestnik, który nie chce być fotografowany indywidualnie, może zgłosić to fotografowi lub obsłudze Konferencji. Organizatorzy zapewnią respektowanie tego zgłoszenia przez osoby wykonujące dokumentację na ich zlecenie.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem i publikowaniem zdjęć, w tym podstaw prawnych, okresów przechowywania i przysługujących praw, określa klauzula informacyjna udostępniana uczestnikom.

§ 10.Dane osobowe i komunikacja

Dane osobowe są przetwarzane na potrzeby przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, organizacji Konferencji, komunikacji z uczestnikami, potwierdzania obecności, wydawania certyfikatów oraz obsługi zgłoszonych spraw.
Tożsamość administratora lub administratorów danych, podstawy prawne, okresy przechowywania, odbiorcy danych i prawa osób zostały określone w odrębnej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, dostępnej przy formularzu zgłoszeniowym.
Organizatorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych, określą zakres swojej odpowiedzialności w uzgodnieniu dotyczącym współadministrowania i udostępnią osobom, których dane dotyczą, jego zasadniczą treść.
Akceptacja Regulaminu oraz potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych nie stanowią zgody marketingowej.
Komunikacja organizacyjna dotycząca zgłoszenia i udziału jest odrębna od przesyłania informacji marketingowych.
Wykorzystywanie danych do marketingu, w tym kontaktu telefonicznego lub elektronicznego, wymaga spełnienia właściwych wymogów prawnych, w szczególności uzyskania zgód, jeżeli są wymagane.
Zgody marketingowe są dobrowolne. Ich brak lub wycofanie nie wpływają na kwalifikację ani udział.
Dane uczestników nie są udostępniane partnerom lub sponsorom do ich własnego marketingu wyłącznie na podstawie akceptacji Regulaminu.
Uczestnik samodzielnie decyduje o przekazaniu swoich danych innym uczestnikom i partnerom podczas networkingu.

§ 11.Reklamacje i uwagi

Reklamacje i uwagi dotyczące zgłoszenia, kwalifikacji, obsługi lub przebiegu Konferencji można kierować na adres konferencja@liderzyplacowek.pl albo pisemnie na adres podmiotu wskazanego w § 1 ust. 5.
Zgłoszenie powinno zawierać opis sprawy, oczekiwany sposób jej rozwiązania oraz dane umożliwiające udzielenie odpowiedzi.
Organizatorzy udzielą odpowiedzi w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji, na adres e-mail lub adres korespondencyjny wskazany przez zgłaszającego.
Sprawy wymagające bieżącej interwencji podczas wydarzenia można zgłaszać bezpośrednio obsłudze.
Skorzystanie z procedury reklamacyjnej nie ogranicza prawa do dochodzenia roszczeń na zasadach wynikających z przepisów.

§ 12.Postanowienia końcowe

Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie https://liderzyplacowek.pl/ w formie umożliwiającej jego zapisanie i odtworzenie.
Wersja Regulaminu obowiązująca uczestnika zostanie udostępniona wraz z potwierdzeniem zakwalifikowania, w załączniku lub treści wiadomości e-mail.
Ewentualne zmiany Regulaminu mogą wynikać ze zmian przepisów, konieczności usunięcia omyłek lub uzasadnionych zmian organizacyjnych. Nie mogą działać wstecz ani naruszać praw nabytych uczestników.
O zmianach mających wpływ na udział Organizatorzy poinformują uczestników pocztą elektroniczną. Uczestnik może zrezygnować z udziału bez opłat.
Regulamin nie wyłącza praw przysługujących uczestnikom na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym przepisów chroniących konsumentów, jeżeli mają zastosowanie.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Właściwość sądu ustala się na podstawie obowiązujących przepisów.
Regulamin obowiązuje od dnia 15.10.2026 do odwołania.